Inwentaryzacja

Procedura przeprowadzenia inwentaryzacji za pomocą programu DataERP.

Przygotowanie do inwentaryzacji

W pierwszej kolejności należy dokonać sprawdzenia ceny ostatniego zakupu oraz ceny ewidencyjnej indeksu materiałowego. W tym celu najlepiej skorzystać z raportu Inwentaryzacja. Dla indeksów materiałowych, które nie posiadają ww. cen należy takie ceny wprowadzić. Inwentaryzacja powinna zostać wykonana na magazyn. W momencie przeprowadzania inwentaryzacji na magazyn, nie jest zalecane wykonywanie żadnych ruchów magazynowych tj. przyjęć lub wydań towarów.

Zalecane działania:

  • Zweryfikowanie liczby indeksów materiałowych występujących na magazynach

  • Przeprowadzenie inwentaryzacji grupami towarów lub lokalizacjami.

  • Przydzielenie określonej liczby osób do każdej grupy.

Utworzenie w programie spisów inwentaryzacyjnych

Do programu dataERP należy wprowadzić aktualny stan magazynowy istniejących indeksów materiałowych. Proces inwentaryzacji należy przeprowadzić z poziomu zakładki:

Dokumenty -> Inwentaryzacja.

Dokument Inwentaryzacji w programie dataERP można utworzyć na dwa sposoby. Wybór przycisku Rozpocznij inwentaryzację lub Kliknij tutaj spowoduje wygenerowanie nowego dokumentu.

W następnym kroku, użytkownik dokonuje wyboru magazynu.

Informacja

Na jednym dokumencie Inwentaryzacyjnym, spisy inwentaryzacyjne mogą dotyczyć tylko jednego magazynu. W danym momencie dla wybranego magazynu może być rozpoczęta tylko jedna Inwentaryzacja. Jeżeli wprowadzane są spisy inwentaryzacyjne przykładowo dla magazynu Materiały, do czasu zakończenia przeprowadzania inwentaryzacji na tym magazynie, nie ma możliwości ponownego rozpoczęcia inwentaryzacji (utworzenia kolejnego dokumentu Inwentaryzacyjnego) dla tego magazynu.

Spis inwentaryzacyjny należy dodać poprzez wybór przycisku w oknie Inwentaryzacja.

Przeprowadzenie inwentaryzacji grupami

Następnie w nowo utworzonym oknie Edytor dokumentu przycisk Wypełnij arkusz pozwoli na wybór obszaru spisowego.

Z listy należy dokonać wyboru grupy materiałowej. Na jednym dokumencie spisowym istnieje możliwość dodawania pozycji z różnych grup materiałowych.

Wybór opcji dodaj podgrupy umożliwia import istniejących podgrup dla danej grupy.

Do dokumentu zostaną wprowadzone pozycje wraz ilościami znajdującymi się na stanie magazynowym. Dane w kolumnie ilość należy zweryfikować ze spisami dot. nadmiarów i niedoborów towarów.

Informacja

Jeżeli inwentaryzacja dotyczy produktów z numerami seryjnymi należy pamiętać aby:

  • w polu numer seryjny wprowadzić istniejący w systemie numer seryjny i podać nową ilość;

  • przy znalezieniu dodatkowej pozycji na magazynie, która nie posiada w systemie swojego numeru seryjnego, należy dodać nową pozycję wraz z ilością. System automatycznie nada kolejny porządkowy numer seryjny. Wartość po jakiej zostanie wprowadzona nowa pozycja to ostatnia cena zakupu indeksu materiałowego. Jeżeli taka nie została wprowadzona to zostanie przypisana ostatnia cena ewidencyjna. W przypadku gdy żadna z cen nie została wprowadzona, dalsze przeprowadzenie działań w programie będzie niemożliwe, do czasu gdy jedna z cen nie zostanie uzupełniona.

Po wprowadzeniu aktualnych stanów magazynowych, należy wybrać przycisk OK.

W oknie Inwentaryzacja zostanie dodany dokument inwentaryzacyjny wraz z jego numerem np. 2/IS1/20/2. Symbol * , który pojawił się obok daty utworzenia dokumentu oznacza, że zostały wprowadzone zmiany w dokumencie ale nie zostały zapisane, tak więc należy wybrać przycisk Zapisz, aby dane nie zostały utracone.

Rozliczenie

Przycisk Rozlicz znajdujący się w menu obiektu, rozlicza indeksy materiałowe zawarte w spisach inwentaryzacyjnych z wprowadzonej ilości, która jest równa z wykazanym stanem rzeczywistym.

Po przeprowadzeniu rozliczenia pojawi się tabela Rozliczenie.

W tabeli Rozliczenie zostaną utworzone dokumenty:

  • Inwentaryzacja rozchód (IR) to dokument rozchodowy. Znajdą się w nim indeksy towarowe dla których w spisach inwentaryzacyjnych został odnotowany deficyt na stanie magazynowym.

  • Inwentaryzacja przychód (IP) to dokument przychodowy. Znajdą się w nim indeksy towarowe dla których w spisach inwentaryzacyjnych została odnotowana nadwyżka na stanie magazynowym.

Zakończenie inwentaryzacji

W programie dataERP w przypadku zakończenia procesu inwentaryzacji na wybranym magazynie, dokument inwentaryzacyjny zostanie zamknięty poprzez wybranie z menu obiektu przycisku Zakończ. Wybór przycisku spowoduje pojawienie się zapytania.

Aby zatwierdzić zakończenie inwentaryzacji należy wybrać przycisk Tak.