Zakupy

Funkcjonalność zakupów jest jedną z ważniejszych części mających wpływ na obieg dokumentów w firmie. Ma ona za zadanie zapewnienie prawidłowości dostaw na cele produkcyjne i sprzedażowe. Dostęp do tabeli zakupów jest możliwy w zakładce Dokumenty -> Zakupy.

Generowanie zapotrzebowania

System zbiera zapotrzebowania materiałowe z następujących źródeł:

• Minimum magazynowe
• Rezerwacje
• Zlecenia produkcyjne
• Zamówienia od kontrahentów - Zlecenia

W module zakupów możemy wyróżnić dwie główne zakładki: Zapotrzebowanie i Zamówienie

W zakładce zapotrzebowanie wyróżniamy trzy sekcje związane z:

• filtrowaniem danych,
• indeksem materiałowym,
• źródłem zapotrzebowania.

W sekcji filtrowania danych użytkownik ma możliwość utworzenia Zamówienia jak i Zapytania Ofertowego do Dostawcy.

W zależności od statusu realizacji zapotrzebowania:

Filtrowanie po przycisku w realizacji lub na stanie TAK: widoczne są wszystkie zapotrzebowania, które mają pokrycie w zamówieniach lub stanie magazynowym.  

Filtrowanie po przycisku w realizacji lub na stanie NIE: pojawiają się wszystkie rezerwacje z flagą zakup, jak również zapotrzebowania bez rezerwacji, które nie mają pokrycia w zamówieniach lub stanie magazynowym.

Nastepnie użytkownik ma możliwość filtrowania danych w zależności od źródła zapotrzebowania.

W kolejnej części znajdują się filtry, które pozwalają na szczegółowe filtrowanie danych:

• Data do - wyszukiwanie danych do określonego terminu realizacji źródła zapotrzebowania.
• Magazyn - zawężanie danych do wskazanego magazynu.
• Nr zlecenia - wyszukanie danych do określonego zlecenia.
• Technolgia - zawężanie danych do określonego zlecenia produkcyjnego.

Na powyższym przykładzie przedstawiono wygenerowane linie zapotrzebowania dla materiału: Blachy

Linia zapotrzebowania z powyższego zrzutu informuje nas o aktualnych stanach indeksu materiałowego.

• Stan magazynowy - ilość jaka fizycznie powinna znajdować się na magazynie. Ma ona odzwierciedlenie w dokumentach przychodowych i rozchodowych jakie zostały wprowadzone na magazyn.

• Stan zamówień - informuje jaka ilość materiału przyjdzie do magazynu w najbliższym czasie. Ma ona odzwierciedlenie w niezrealizowanych i niezamkniętych zamówieniach do dostawców.

• Wymiar standardowy - informacja o wymiarach przestrzennych zamawianego towaru, dla którego zdefiniowano jednostkę wymiarową.

• Wymagana ilość - suma wszystkich zapotrzebowań ze zdefiniowanych źródeł.

• Ilość alokowana - ilość wymagana pomniejszona o stan magazynowy i stan zamówień.

• Ilość na produkcji - przeliczenie zamawianej ilości na jednostkę produkcyjną.

• Ilość sztuk - ilość zamawiana w przeliczeniu na ilość sztuk.

• Ostatnia cena zakupu towaru - ostatnia cena indeksu materiałowego wynikająca z dokumentów przychodowych.

Szczegółowe informacje o źródle zapotrzebowania

Każdą linię zapotrzebowania można rozwinąć w szczegółowy podgląd. Jest ona zbiorem informacji o wszystkich źródłach zapotrzebowań z systemu.

• Zamów - określa status realizacji zamówienia:

- na stanie,

- do zakupu,

- zamówiona.

• Pracownik - osoba odpowiedzialna za wygenerowanie zapotrzebowania.
• Kontrahent - odbiorca przypisany do źródła zapotrzebowania.
• Data utworzenia - data utworzenia dokumentu.
• Zlecenie - numer dokumentu Zmówienia Sprzedaży.
• Źródło zapotrzebowania - infromuja o pochodzeniu wygerowanego źródła zapotrzebowania.

• Termin realizacji - termin realizacji pochodzący z dokumentu zlecenia. Umożliwia ona optymalizację zakupów tak aby zapas na magazynie był odpowiedni do realizacji zadań. Dodatkowo system informuje o rezerwacjach z wymuszeniem zakupu oznaczając je ikoną .

• Wymiary - wymiary źródła zapotrzebowania.

• Ilości elementów - ilości elementów potrzebna do zrealizowania zapotrzebowania.
• Zapotrzebowae - ilości zapotrzebowania w jednostce księgowej.

Kolumny: Seria na magazynie, Pełne rozmiary, Importowane wymiary informują o szczegółach rezerwacji.

W zakładce Zamówienia znajdują się informację o materiałach, dla których zostało wygenerowane Zamówienie do Dostawcy.

Generowanie zamówień do dostawców.

System umożliwia generowanie dokumentów Zamówień do Dostawców. Wystarczy zaznaczyć wybrane materiały i kliknąć przycisk , aby otworzyć okno z wyborem dostawcy.

Możemy dodatkowo zaznaczyć opcję Dopisz do istniejącego dokumentu, co umożliwi dodanie linii zamówienia do dokumentu jeśli taki znajduje się w buforze. System wyszuka ostatnie zamówienie do wybranego dostawcy, które nie zostało jeszcze zatwierdzone i dopisze do niego pozycje. Jeśli takiego dokumentu nie będzie w systemie to zostanie utworzony nowy dokument.

Należy zauważyć, że w zależności od konfiguracji systemu zaznaczone pozycje mogą być dopisywane do kilku różnych dokumentów. (Taki przypadek będzie miał miejsce, jeśli zamówienia będą miały wymagany magazyn). Zatwierdzenie wyboru spowoduje utworzenie w systemie dokumentu zamówienia.

Szybkie tworzenie linii zamówienia

W celu automatycznego podczytywania się dostawcy w Zakupach, należy przypisać dostawcę do konkretnego towaru. Możliwe jest to z poziomu kartoteki towaru.

Wygenerowanie Zamówienia możliwe jest za pomocą przycisku Zamów w linii zapotrzebowania.

Możliwy jest też manualny wybór dostawcy w linii zapotrzebowania.

Selektywny wybór źródeł zapotrzebowania

Specyficzne warunki magazynowania i produkcji mogą determinować sytuacje, w których zamówienie całej potrzebnej ilości materiału jednym zamówieniem jest niewygodne lub wręcz niepożądane.

Pole "ilość zamawiana" może podlegać edycji i można zmniejszać lub zwiększać ilość zamawianego materiału. Dodatkową opcją jest możliwość wskazania, które z zapotrzebowań mają być zrealizowane w generowanym zamówieniu. Po zaznaczeniu wybranych źródeł program automatycznie sumuje ilość do zamówienia.

Przepływ dokumentów magazynowych z uwzględnieniem Zakupów został przedstawiony w Schematy wystawiania Dokumentów Zewnętrznych