Dokumenty - rozpoczęcie pracy

Dokumenty w obrocie towarowym

Obsługa dokumentów towarowych to jedna z podstawowych funkcjonalności programu DataERP. Program obsługuje dokumenty, które stanowią dokumentację działalności firmy. Za ich pomocą dokumentuje się wszystkie czynności związane z obrotem towarami w magazynie.

Definicje grup dokumentów

Grupy dokumentów w DataERP to szablony, na podstawie których można utworzyć dokumenty wymagane w obrocie towarowym. W celu zwiększenia możliwości konfiguracyjnych systemu zastosowano podejście, w którym użytkownik sam ma możliwość utworzenia i dostosowania konkretnego Typu dokumentu Program obsługuje następujące grupy dokumentów:¹

Dokumenty Zewnętrzne:

Dokumenty wystawiane dla kontrahentów

• Oferta: Dokument służący do wstępnej kalkulacji ceny. Jest to propozycja sprzedaży produktów i usług.
• Zlecenie: Dokument będący zobowiązaniem do realizacji zamówionego przez klienta towaru lub usługi.
• Zamówienie: Dokument potwierdzający zamówienie materiałów, towarów lub usług u dostawcy.
• Przyjęcie Zewnętrzne: Dokument potwierdzający przyjęcie towarów, materiałów, produktów do magazynu od dostawcy.
• Faktura Zakupu: Dokument potwierdzający zakup materiałów, towarów lub usług.
• Wydanie Zewnętrzne: Dokument potwierdzający wydanie towarów, materiałów, produktów z magazynu do klienta.
• Faktura Sprzedaży: Dokument potwierdzający sprzedaż materiałów, towarów lub usług.

Dokumenty Wewnętrzne:

Dokumentują wewnętrzny ruch towarów w firmie. Nie wymagają podawania kontrahenta.

• Przyjęcie Wewnętrzne: Dokument potwierdzający przyjęcie produktu, materiału, towaru powstającego w wyniku procesów produkcyjnych powstających w firmie. Może to być np. wyprodukowany towar lub niewykorzystany materiał.
• Rozchód Wewnętrzny: Dokument potwierdzający wydanie towaru, materiału, półproduktu na produkcję.

Podział dokumentów

W programie DataERP grupy dokumentów można poklasyfikować pod względem kilku kryteriów:

Modyfikacja stanu magazynowego:

• Modyfikujące: Przyjęcie Zewnętrzne, Wydanie Zewnętrzne, Rozchód Wewnętrzny, Przyjęcie Wewnętrzne.

• Niemodyfikujące: Oferta, Zlecenie, Zamówienie, Faktura Zakupu, Faktura Sprzedaży.

  Każde wprowadzenie dokumentu modyfikującego stan powoduje zmniejszenie lub zwiększenie ilości towarów na magazynie.

Kierunek ruchu towarów:

• Przychodowe: Zamówienie, Faktura Zakupu, Przyjęcie Wewnętrzne, Przyjęcie Zewnętrzne.

• Rozchodowe: Oferta, Zlecenie,Wydanie Zewnętrzne, Rozchód Wewnętrzny, Faktura Sprzedaży.

  Kierunek ruchu ma wpływ na wygląd formularzy do wprowadzania dokumentów. Podczas wprowadzania pozycji będą pojawiać się dodatkowe opcje zależne od kierunku dokumentu

Dokumenty korygujące

Wymagania prawne powodują konieczność wprowadzania dokumentów korygujących. Dlatego do niektórych dokumentów zostały zdefiniowane dokumenty korygujące. Możliwość wystawienia korekt zaprojektowana została dla Przyjęć Zewnętrznych, Wydań Zewnętrznych, Rozchodów Wewnętrznych, Przyjęć Wewnętrznych, Faktur Sprzedaży,Faktur Zakupu. Dokumenty korygujące tworzy się na podstawie dokumentów bazowych poprzez wczytanie ich pozycji.

Definiowanie typów

Definiowanie typów dokumentów to czynność, która powinna być wykonywana na etapie wdrożenia oprogramowania. Polega ona na stworzeniu dla każdej używanej Grupy dokumentów odpowiednio skonfigurowanych typów. Szczegółowy opis konfiguracji można znaleźć w rozdziale Typy Dokumentów;